Współpraca z zagranicznymi kontrahentami może wiązać się nie tylko z ewentualnymi barierami językowymi, ale również problemami ze zrozumieniem obcej dla nas kultury i zwyczajów. W celu zminimalizowania przeszkód w komunikacji z międzynarodowymi współpracownikami, warto poznać ich preferowane formy kontaktu oraz ewentualne przyzwyczajenia. Jak zatem dopasować formę kontaktu i komunikacji w zależności od kraju?
Forma kontaktu w zależności od kraju
Osobiście, telefonicznie czy mailowo? Z danym kontrahentem kontaktować może się każdy członek zespołu czy może być to jedynie sam kierownik? Chciałoby się otrzymać uniwersalne odpowiedzi na te pytania, które sprawdzą się w przypadku współpracy z każdym krajem. Niestety tak nie jest i w zależności od narodowości naszego kontrahenta czy współpracownika, kwestie formy kontaktu i komunikacji mogą znacznie się od siebie różnić. Skąd zatem wiedzieć, czy bardziej wypada zadzwonić, napisać maila czy jednak regularnie wybierać się osobiście do innego kraju w celu omówienia ważnych kwestii dotyczących współpracy? I kogo na takie spotkanie ewentualnie wysłać? Tutaj kłania się po prostu dobry research i poznanie biznesowych zwyczajów kraju, z którym współpracujemy. Warto zarówno wiele poczytać na ten temat i poznać różnice kulturowe, ale także znaleźć kogoś, kto miał okazję z danym krajem już współpracować i może nam doradzić.
Nie da się w jednym artykule zawrzeć wszystkich krajów i przekazać najważniejszych zasad kontaktu i komunikacji z nimi, jednak kilka przykładów, które mogą okazać się bardzo przydatne, znajdziesz poniżej.
Współpraca z Japonią
W Japonii preferowane jest nawiązywanie pierwszych kontaktów biznesowych osobiście, a następnie długotrwałe pielęgnowanie tego kontaktu i traktowanie tej relacji jako swoisty kapitał przedsiębiorstwa. Z uwagi na to, podczas wszelkich negocjacji z Japończykami, niezwykle rzadko korzysta się z formy kontaktu w postaci przekazu na odległość, np. wideokonferencji. Należy również pamiętać, że utrzymywanie takiego biznesowego kontaktu z Japończykami wymaga wiele zaangażowania i może potrwać znacznie dłużej niż w przypadku firm europejskich.
Współpraca z Hiszpanią
Podczas współpracy z Hiszpanami należy zwrócić szczególną uwagę na ich temperament, pogodę ducha, życzliwość, a także dumę i poczucie własnej wartości. W związku z tym należy pamiętać o traktowaniu drugiej strony z odpowiednio wysokim szacunkiem. Trzeba też pamiętać, że Hiszpanie znani są z tego, że wszystko można odłożyć na jutro, ponieważ cenią sobie wolniejsze tempo życia i elastyczne ramy czasowe. Zatem jeżeli umówisz się na rozmowę telefoniczną z hiszpańskim kontrahentem, musisz być przygotowany na ewentualne opóźnienia. Warto jednak wspomnieć, że Hiszpanie dużo bardziej cenią sobie osobisty kontakt, aniżeli taki za pośrednictwem mediów. Wynika to z faktu, że podczas współpracy najważniejsi są dla nich ludzie. Podczas kontaktu z kontrahentem z Hiszpanii, musisz pamiętać także o tym, by nie traktować przerywania naszej wypowiedzi jako niegrzeczność. Dlaczego? Z hiszpańskiego punktu widzenia takie przerywanie świadczy o bardzo dużym zainteresowaniu rozmową.
Współpraca z Rosją
Podczas współpracy z Rosją należy pamiętać przede wszystkim o wysokim stopniu zhierarchizowania. Dlatego bez względu na to, czy chodzi o rozmowę na spotkaniu biznesowym czy też kontakt telefoniczny, nawiązywać go powinna osoba najwyżej w hierarchii firmy. Drugą bardzo istotną rzeczą jest fakt, że każda forma kontaktu biznesowego z Rosjanami powinna odbywać się w ich ojczystym języku. Angielski w zasadzie nie jest używany i według Rosjan, tworzy on barierę, która uniemożliwia nawiązywanie bliższych relacji biznesowych. Podobnie myśli się o rozmowach za pośrednictwem tłumacza. W związku z tym, jeżeli chcemy nawiązać dobry kontakt z Rosją, najlepiej jest znać dobrze ten język obcy.
Współpraca z Indiami
A jak sprawa wygląda w Indiach? Tak naprawdę poznanie obecnej kultury Indii jest niezwykle złożone i stosunkowo trudne. Wynika to z panującej wielonarodowości, wielojęzyczności czy wieloreligijności. Na szczęście możesz zapamiętać, że w biznesie powszechnie stosuje się język angielski. O czym jeszcze warto wiedzieć? Indyjskie społeczeństwo opiera się głównie na osobistych kontaktach, a wręczanie sobie prezentów i upominków jest całkowicie normalne i wręcz bardzo dobrze widziane. Jeżeli nie masz zatem możliwości wręczenia upominku osobiście, ponieważ z jakiegoś powodu kontakt odbywa się na odległość, może warto pomyśleć o przesłaniu prezentu swojemu kontrahentowi?
Współpraca z Afryką
Tutaj również nie musisz się martwić tymi jedenastoma głównymi językami w Afryce, ponieważ za język biznesowy uznaje się powszechnie angielski. Musisz także wiedzieć, że Afrykanie bardzo cenią sobie bliski kontakt z partnerem biznesowym, więc warto pomyśleć o nawiązaniu bliższych relacji o charakterze czysto prywatnym. W Afryce bardzo cenione są także wszelkie podsumowanie i raporty. Bez względu na to, czy było to osobiste spotkanie biznesowe, rozmowa telefoniczna i szereg wymienionych maili, na koniec warto przekazać swojemu partnerowi biznesowemu szczegółowe podsumowanie wszystkich ustaleń.
Współpraca ze Szwecją
W Szwecji ludzie niezbyt chętnie dzielą się swoimi emocjami, zarówno w życiu osobistym, jak i biznesie. Dlatego pamiętaj, by na początku znajomości zdecydowanie unikać bezpośrednich bliskich kontaktów. Podczas każdej rozmowy ze Szwedami zwracaj uwagę na ogromne znaczenie słów. Dlaczego? Szwedzi doceniają wartość słowa, nie przerywają rozmówcy, ale także umowa słowna ma dla nich takie samo istotne znaczenie jak forma pisemna. Być może przydatne dla Ciebie okażą się również bardziej rozbudowane informacje na temat szwedzkiej kultury pracy.
Współpraca z USA
Podczas współpracy z USA oczywistym jest także, że językiem biznesu jest język angielski. Należy bardzo dobrze władać tym językiem, ponieważ Amerykanie wychodzą z założenia, że skoro jest to język międzynarodowy, nie muszą dobrze mówić w innych językach. Znani są także z szybkiego przechodzenia na Ty, dlatego nie możesz być zdziwiony takim obrotem spraw, nawet jeżeli dopiero co nawiązaliście pierwsze kontakty biznesowe. Staraj się także załatwiać wszystko sam, ponieważ w amerykańskim świecie biznesu tworzenie wieloosobowych delegacji uważa się za bardzo nieekonomiczne. W przypadku kontaktu z Amerykanami, jak najbardziej dopuszczalna jest także elektroniczna korespondencja. Pamiętaj tylko o tym, że w USA czas to pieniądz i każdy mail powinien być zwięzły i ściśle na temat. Należy spodziewać się także, że taka forma kontaktu będzie znacznie mniej formalna i nie będzie mieścić się w ramach żadnego protokołu biznesowego.
Mówi się, że co kraj to obyczaj i ma to również spore odzwierciedlenie w relacjach biznesowych. Ciężko dopasować jedną uniwersalną formę kontaktu i sposobu komunikacji w zależności od kraju, z którym współpracujemy. Ciężko też będzie poznać wszystkie zwyczaje i każdy element kultury biznesowej. Warto jednak zdobyć chociaż kilka istotnych informacji, które pomogą w utrzymaniu takiego kontaktu na dłużej.